Doanh nghiệp có thể đầu tư nhiều giải pháp an ninh mạng nhưng điều đó không đồng nghĩa dữ liệu đã được bảo vệ toàn diện. Không ít rủi ro lại xuất phát từ những hoạt động diễn ra mỗi ngày bên trong hệ thống, tạo nên các “điểm mù” khiến dữ liệu bị thất thoát mà doanh nghiệp không hề hay biết.

Không phân quyền truy cập rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần tài khoản được cấp cho đúng nhân viên thì sẽ an toàn. Tuy nhiên, vấn đề không nằm ở việc có quyền truy cập, mà là quyền đó có đang vượt quá phạm vi công việc hay không.

Trên thực tế, không ít sự cố thất thoát dữ liệu bắt nguồn từ việc nhân viên hoặc người có quyền truy cập hợp pháp sử dụng dữ liệu sai mục đích. Đây là hệ quả của việc phân quyền chưa phù hợp, thiếu cơ chế giám sát hoặc không kịp thời thu hồi quyền truy cập khi vai trò công việc thay đổi.

Nếu quyền truy cập không được rà soát thường xuyên hoặc vẫn giữ nguyên khi nhân viên thay đổi vị trí công việc, dữ liệu quan trọng hoàn toàn có thể bị tiếp cận bởi những người không còn nhu cầu sử dụng. Vì vậy, phân quyền theo đúng vai trò, thu hồi quyền truy cập không còn cần thiết và theo dõi các hoạt động truy cập dữ liệu là những bước quan trọng để giảm nguy cơ thất thoát thông tin từ bên trong.

Không giám sát hành vi khi dữ liệu rời khỏi hệ thống

Dữ liệu hiếm khi chỉ nằm yên trong máy chủ của doanh nghiệp. Trong một ngày làm việc, cùng một tài liệu có thể được tải xuống máy tính, gửi qua email, đồng bộ lên dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc sao chép sang USB để phục vụ công việc. Chính quá trình di chuyển này mới là thời điểm dữ liệu dễ bị thất thoát nhất. Nếu doanh nghiệp không biết dữ liệu đang ở đâu, ai đang sử dụng và được chia sẻ theo cách nào thì rất khó phát hiện những hành vi vượt ngoài phạm vi cho phép.

Để làm được điều đó, nhiều tổ chức hiện nay triển khai các giải phápData Loss Prevention (DLP) nhằm giám sát luồng dữ liệu theo thời gian thực, phát hiện những hành vi bất thường và chủ động ngăn chặn dữ liệu nhạy cảm rời khỏi hệ thống khi chưa được cấp quyền. Đây cũng là một trong những cách tiếp cận hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng chống thất thoát dữ liệu khi thông tin ngày càng được lưu trữ và trao đổi trên nhiều nền tảng khác nhau.

Không kiểm soát thiết bị cá nhân truy cập dữ liệu công ty

Hãy hình dung một nhân viên tải hợp đồng về laptop cá nhân để hoàn thiện vào buổi tối. Sau đó, tệp này được tự động đồng bộ lên tài khoản lưu trữ đám mây cá nhân vì ứng dụng đã bật chế độ sao lưu mặc định. Mọi thao tác đều diễn ra bình thường và không ai nhận ra dữ liệu vừa rời khỏi phạm vi kiểm soát của doanh nghiệp.

Đó là rủi ro ngày càng phổ biến khi mô hình làm việc linh hoạt (Hybrid Working) và xu hướng Bring Your Own Device (BYOD) được áp dụng rộng rãi. Các thiết bị cá nhân thường không tuân theo cùng tiêu chuẩn bảo mật với hệ thống của doanh nghiệp, từ việc chưa cập nhật bản vá, cài đặt phần mềm không rõ nguồn gốc cho đến sử dụng chung với mục đích cá nhân.

Khi đó, dữ liệu nội bộ có thể bị sao chép, đồng bộ lên các ứng dụng ngoài kiểm soát hoặc vô tình bị truy cập bởi những đối tượng không được phép. Đồng thời, doanh nghiệp cũng khó theo dõi dữ liệu công ty đang được lưu trữ ở đâu, ai đang truy cập và liệu thông tin có bị chuyển sang các thiết bị hoặc nền tảng khác hay không.

Chính sách không được thực thi

Không ít doanh nghiệp sở hữu bộ quy định an ninh mạng khá đầy đủ nhưng vẫn xảy ra sự cố. Nguyên nhân không phải vì thiếu quy định, mà vì những quy định đó chỉ tồn tại trên giấy.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể quy định nhân viên không sử dụng USB cá nhân để sao chép dữ liệu, không chia sẻ tài liệu nội bộ qua các nền tảng lưu trữ hoặc tài khoản email cá nhân. Thế nhưng nếu những quy định này không đi kèm cơ chế kiểm tra, giám sát hoặc cảnh báo khi có hành vi vi phạm, chúng rất dễ bị bỏ qua vì sự tiện lợi trong công việc hàng ngày.

Điều tương tự cũng có thể xảy ra khi doanh nghiệp làm việc với nhà cung cấp, đối tác hoặc đơn vị thuê ngoài. Nếu quyền truy cập không được kiểm soát chặt chẽ hoặc không được thu hồi sau khi hoàn thành công việc, dữ liệu vẫn có nguy cơ bị truy cập hoặc sử dụng ngoài mục đích ban đầu.

Không đào tạo nhận thức an ninh, an toàn mạng cho nhân viên định kỳ

Trong nhiều sự cố rò rỉ thông tin, nguyên nhân không xuất phát từ lỗ hổng kỹ thuật mà đến từ những thao tác rất đơn giản của người dùng. Một email giả mạo, một đường link độc hại hay vô tình tải tệp đính kèm không rõ nguồn gốc cũng có thể tạo cơ hội để kẻ tấn công đánh cắp thông tin hoặc xâm nhập và hệ thống doanh nghiệp.

Đó là lý do yếu tố con người luôn được xem là mắt xích dễ bị khai thác nhất trong bảo đảm an ninh dữ liệu doanh nghiệp. Dù đã đầu tư các giải pháp kỹ thuật, doanh nghiệp vẫn có thể đối mặt với rủi ro nếu nhân viên chưa được trang bị kỹ năng nhận diện các hình thức lừa đảo hoặc chưa hiểu cách xử lý dữ liệu an toàn.

Việc đào tạo định kỳ không chỉ giúp cập nhật các phương thức tấn công mới mà còn hình thành thói quen xử lý dữ liệu đúng quy trình trong toàn bộ tổ chức.

Không phát hiện kịp thời nguy cơ thất thoát dữ liệu

Đến khi khách hàng phản ánh dữ liệu bị lộ hoặc thông tin xuất hiện trên Internet thì sự cố thực chất đã xảy ra từ trước đó khá lâu. Lúc này, doanh nghiệp gần như không còn khả năng thu hồi dữ liệu và chỉ có thể tập trung khắc phục hậu quả.

Khoảng thời gian giữa lúc dữ liệu bắt đầu bị rò rỉ và khi doanh nghiệp phát hiện ra sự cố càng dài thì chi phí xử lý, tác động đến uy tín và nguy cơ vi phạm quy định pháp lý càng lớn.

Vì vậy, thay vì chỉ phản ứng sau sự cố, nhiều doanh nghiệp đang ưu tiên xây dựng cơ chế phát hiện và cảnh báo sớm để nhận diện các dấu hiệu bất thường ngay từ khi dữ liệu có nguy cơ rời khỏi hệ thống.

Không phải mọi doanh nghiệp đều gặp đầy đủ những “điểm mù” kể trên, nhưng chỉ cần một mắt xích bị bỏ sót cũng có thể tạo ra khoảng trống trong quá trình bảo đảm an ninh dữ liệu. Khi dữ liệu ngày càng được chia sẻ qua nhiều thiết bị, ứng dụng và nền tảng khác nhau, việc chỉ tập trung bảo vệ hạ tầng công nghệ thông tin sẽ không còn đủ để giảm thiểu rủi ro. Xu hướng hiện nay là chuyển từ tư duy bảo vệ hệ thống sang bảo vệ dữ liệu, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát toàn bộ hành trình của dữ liệu và ngăn chặn nguy cơ thất thoát ngay từ trước khi sự cố xảy ra.